Personalhandbok – företagarens bästa vän
Som företagare finns det många saker att tänka på. Verksamheten ska gå runt, löner ska betalas och avtal ska skrivas. Dessutom ska personalens behov uppfyllas i form av till exempel god arbetsmiljö och bra introduktioner för nyanställda. Lägg därtill den lista på lagstadgade krav som måste följas. Det är inte konstigt att känna att tiden inte alltid räcker till.
I det läget är en personalhandbok företagarens bästa vän.
I det här blogginlägget går vi igenom vad en personalhandbok är för någonting och vad den bör innehålla. Vi går också igenom vilka fördelar som finns med att samla företagets alla HR-verktyg på ett och samma ställe.
Vad är en personalhandbok?
Syftet med en personalhandbok är att ge anställda och arbetsgivare en tydlig och enhetlig guide för de regler, riktlinjer och policys som gäller på arbetsplatsen.
Den är till för att säkerställa att alla anställda förstår och följer samma riktlinjer samt att det finns en enhetlig praxis inom organisationen. Personalhandboken kan också fungera som en referens för anställda som har frågor eller behöver rådgivning om olika aspekter av sin anställning.
Experten
Jenny Lindhe har mer än 15 års erfarenhet som account manager hos oss på Crona DokuMera. Där har hon på nära håll sett hur våra mallar för policys och avtal hjälpt företag att spara tid och effektivisera sin verksamhet.
I Företagspaketet från Crona DokuMera får man utöver alla mallar för policys och avtal också tillgång till Cronas HR-verktyg Personalhandboken.
– Den är väldigt uppskattad eftersom den är så omfattande. Du behöver inte tänka på vad den ska innehålla, utan får förslag på allt som kan tänkas vara med. Att ta fram en personalhandbok på egen hand utan någon mall skulle säkerligen ta flera månader. Det finns så otroligt många saker man vill ta in i den att det skulle ta en oerhörd tid, säger Jenny Lindhe.
Varför behövs en personalhandbok?
Lagstadgade krav
Som arbetsgivare är du skyldig att följa ett stort antal regelverk. Oavsett om bolaget har anställda eller inte finns ett antal krav på policys och rutiner som företaget måste upprätta. Antalet skyldigheter och krav ökar när företaget får anställda och blir ännu fler ju fler anställda det är.
En personalhandbok som utformas på korrekt sätt hjälper inte bara företaget att få en bra översikt över de krav som behöver uppfyllas – det underlättar också för samtliga medarbetare att få en förståelse och inblick i hur företaget jobbar med dessa frågor.
Med Företagspaketet från Crona DokuMera gör dessutom samlingen av nedladdningsbara mallar att företaget på ett konkret sätt kan upprätta dokument som de enligt lagen är skyldigt att göra.
Var proaktiv
Jenny Lindhe berättar att hennes erfarenhet är att en del företag väntar med att upprätta ett system för att uppfylla de lagstadgade kraven till dess att de inte längre har något val. Hon förespråkar att man alltid ska ligga steget före.
– Är man tio anställda och planerar att växa, då är det verkligen viktigt att man har de här bitarna på plats. Både för att uppfylla de lagar och regler som finns, men också för att alla på företaget ska veta vad som gäller kring olika policys och riktlinjer. Då kan man känna sig helt lugn och luta sig tillbaka i stolen i stället för att ständigt börja om på ett tomt blad.
Mjuka värden
En personalhandbok behövs inte bara i arbetet med att uppfylla lagstadgade krav. Det hjälper också företag att på ett systematiskt sätt säkerställa att mer mjuka värden i verksamheten blir prioriterade.
– Kanske kommer någon in som nyanställd och undrar över någonting. Då är det toppen att ha någonting att hänvisa till – till exempel en personalhandbok, säger Jenny Lindhe.
Vad bör en personalhandbok innehålla?
En personalhandbok bör innehålla allt i från information till nyanställda och hur det fungerar med semester till vad man bör tänka på vid frånvaro och föräldraledighet. Det är också en plats där information kring olika policys finns och vad som gäller vid tjänsteresor och representation. Kort sagt, ett ställe dit den anställde alltid kan gå och leta när någon fråga uppstår.
Exempel på vad en personalhandbok kan innehålla:
· Generella anställningsvillkor
· Semester och ledighet
· Arbetstider
· Arbetsmiljö och hälsa
· Försäkringar och pension
· Kollektivavtal
· Representationsregler
· Resepolicys vid tjänsteresor
· Löner och förmåner
· Frånvaro och föräldraledighet
Samla allt på ett ställe
Att samla företagets HR-verktyg på ett och samma ställe har många fördelar. Att använda sig av Företagspaketet från Crona DokuMera när företaget ska skapa eller uppdatera sin personalhandbok är helt enkelt för bra för att låta bli.
Med tillgång till Sveriges största samling av nedladdningsbara mallar för avtal, policys och andra viktiga dokument behöver ert företag inte leta länge för att direkt kunna komplettera er personalhandbok med konkreta policys och avtal.
– Har man bara personalhandboken har man grunden för hur den kan se ut och vad den ska innehålla. I Företagspaketet har man alla de mallar man vill stoppa in för policys, riktlinjer och instruktioner, säger Jenny Lindhe.
Eftersom alla mallar är kvalitetssäkrade och uppdateras kontinuerligt av sakkunniga experter inom respektive område kan man alltid vara säker på att den information man ger till sina anställda via personalhandboken är aktuell och tillförlitlig.
Men även vårt lönesystem Crona Lön och kassasystemet Crona POS tjänar på att kombineras med Företagspaketet.
– Har man någon form av verksamhet där man har personal eller bedriver försäljning behöver man även uppfylla alla lagkrav som finns kring arbetsmiljö, penningtvätt eller vad det nu må vara för någonting. Att kunna logga in på samma hemsida och hitta allt på samma ställe är också en dröm för de flesta kunder, skulle jag säga, säger Jenny Lindhe.
Ta nästa steg!
Är du intresserad av att upprätta eller uppdatera personalhandboken på din arbetsplats? Hör av dig till oss – så hjälper vi till!
Vill du samtidigt få tillgång till över 2 300 kvalitetssäkrade mallar och hundratals expertsvar som hjälper ditt företag? Ta del av Företagspaketet från Crona DokuMera här.
