Lön & Semester
Crona Lön
Semester! Är något de flesta vill ha, men för att folk ska kunna vara lediga och ha det härligt finns det några som måste administrera arbetet som finns kring semester och det är inte alltid ett självklart arbete. På Crona har vi skrivit ett par artiklar som tar er igenom det ständiga arbetet med semester. Nedan följer sammanfattningar av de artiklar vi har. Klicka på rubriken för att komma till huvudartikeln om ämnet.
Som arbetsgivare och löneadministratör måste du veta vad lagar och avtal säger om hur semestern skall hanteras och beräknas. Vi har tagit fram en gratisguide som hjälper dig i beräkningarna. Du hittar den här: Guide - allt om semesterberäkningar.
Har ni ett kollektivavtal så följer ni självklart reglerna i detta, men om du inte har något avtal så är det semesterlagen som gäller.
När skall man göra semesterårsskiftet?
När all lön och frånvaro fram till mars månad är registrerad i löneprogrammet kan man göra semesterberedningen.
Eftersom semesterlagen är dispositiv kan det finnas avvikelser i kollektivavtalet. Kontrollera.
Hur förbereder man sig inför ett semesterårsskifte?
Kontrollera extra noga att all frånvaro och närvaro är registrerad, eftersom det kan påverka både antal betalda semesterdagar och även värdet på dagen. Det gäller både månadsavlönade och timavlönade.
Hur tjänar man in sin semester?
Intjänandeåret är 12 månader före semesterårets början. Den period du är anställd under intjänandeperioden tjänar du in semesterdagar och semesterlön.
Är den anställde anställd hela intjänandeåret så får hon hela sin semesterrätt som betalda dagar under semesteråret.
Har man under året haft ej semestergrundande frånvaro som t.ex tjänstledighet räknas de dagarna bort ifrån anställningstiden.
Vad är skillnaden på intjänandeår och semesterår?
Intjänandeåret är de12 månader som du tjänar in semesterdagar och semesterlön.
Semesteråret är 12 månader efter intjänandeåret där man tar ut sina semesterdagar.
Enligt semesterlagen är intjänandeåret 1 april – 31 mars året därpå. Nästa 12 månadsperiod ( 1 april – 31 mars) är semesteråret.
Kan man ha andra datum på både semesterår och intjänandeår?
Ja man kan även ha andra datum på både semesterår och intjänandeår.
Ett annat vanligt sätt är att man har sammanfallande semesterår och intjänandeår även kallat semester innevarande år och då byter man ofta datum när semesteråret börjar till 1 januari och tjänar in semester samma år som man tar ut den.
Vad skall man tänka på om man har sammanfallande semesterår?
Vid ett semesterårsskifte vid sammanfallande/innevarande år stämmer man av och beräknar hur semesteråret har sett ut från den 1:a januari till den 31:e december för året som gått och om de anställda har tjänat in hela sin semester under året. Intjänade semesterdagar minskas med uttagna semesterdagar, de semesterdagar som eventuellt blir kvar läggs som sparad semester.
Nya semesterdagarna ska enligt semester rätten läggas ut den 1:a januari så att deanställda ser sina nya semesterdagar för det kommande året.
Här är det viktigt att hålla koll under året så fort det händer något. Vet man att den anställde ska vara tex tjänstledig under året så justera direkt dagarna så slipper man göra detta vid själva semesterberedningen i slutet av året. Har för mycket eller för lite semesterlön betalats ut, ska den eventuellt betalas/återbetalas vid årets slut.
Vad menas med semesterrätt?
När man pratar om semesterrätt så är det hur många dagar den anställde har rätt till för ett helt år.
Enligt semesterlagen har den anställda rätt till minst 25 dagar (eller 5 veckors) semesterledighet per år, oavsett om de är betalda eller obetalda.
I vissa kollektivavtal kan det även förekomma fler än 25 semesterdagar.
Vad menas med Intermittent deltid?
Intermittent deltid skiljer sig från vanlig deltid då vanlig deltid innebär att en anställd arbetar alla arbetsdagar i en arbetsvecka medan intermittent deltid innebär att den anställde är ledig en eller flera arbetsdagar i en arbetsvecka.
Hur är det då med frånvaro och semester?
Även om den anställde har varit borta från jobbet kan denna frånvaro ligga till grund för semestern.
Exempel på semestergrundande frånvaro är:
- Sjukfrånvaro, och det är då 180 dagar under intjänandeåret. Rätten upphör efter oavbruten frånvaro i ett helt intjänandeår.
- Föräldraledighet, är det 120 dagar vid varje födsel, 180 dagar för en ensamstående förälder.
- Vård av barn, 120 dagar per intjänandeår och även här är det 180 dagar för ensamstående förälder.
Vad händer med semestern när man har semesterlönegrundande frånvaro?
Den frånvaron påverkar inte den semestergrundande anställningstiden och man skall få semesterlön som om man hade jobbat som vanligt under frånvaron.
Finns det frånvaro som är ej semestergrundande?
Tjänstledigt är ej semestergrundande från dag 1. När frånvaron är längre tid än dagarna som är semesterlönegrundande.
Hur gör man med ej semestergrundandande frånvaro?
Om man har ej semestergrundande frånvaro så beräknas detta med antal anställningsdagar minus ej semestergrundande hela frånvarodagar.
Vad menas med semestertillägg?
Det innebär att den anställde vid semesteruttag behåller sin aktuella månadslön och får ett semestertillägg per betald dag.
Semesterlönen består av semesterlön (bibehållen månadslön) plus semestertillägg.
Denna princip kan dock endast tillämpas på de anställda som har en fast månadslön.
Vad är rörligt tillägg?
Semesterlön på rörliga lönedelar (bonus, provisioner etc) täcks inte upp om man endast betalar ut semestertillägg beräknad på månadslönen. Enligt semesterlagen ska rörligt tillägg betalas ut som en klumpsumma när semesteråret är slut. Enligt semesterlagen är det 12% på de rörliga lönedelarna som betalats ut under intjänandeåret. Någon justering vid semestergrundandande frånvaro görs inte.
I kollektivavtalen kan procentsatsen och beräkningen skilja mot semesterlagens beräkningar.
Vad är förskottsemester?
I vissa kollektivavtal finns regler om förskottsemester. En nyanställd har då möjligheten att ta ut betald semester under sitt första anställningsår, trots att bara delar av semestern är intjänad. Oftast blir de obetalda semesterdagarna ändrade till förskottsemester helt eller delvis. Vanligtvis blir man återbetalningsskyldig för det exakta värdet av de uttagna förskottsdagarna om man slutar inom fem år.
Semesterlagen reglerar inte förskottsemester utan det är oftast ett tillägg i kollektivavtalen. Om arbetsgivaren erbjuder förskottsemester är det viktigt att det framgår i anställningsavtalet vilka regler som ska gälla.
Kan man ta ut en halv semesterdag?
Enligt semesterlagen kan man enbart ta ut semester i hela dagar.
Men det finns vissa kollektivavtalet som medger att omvandla vissa semesterdagar till semestertimmar.
Var noga med att läsa avtalet vad som gäller för ditt företag.
Måste man ta ut all sin semester?
20 dagar (4 veckor) per år måste tas ut i ledig tid enligt semesterlagen, men alla dagar därutöver får sparas. De sparade dagarna kan sparas i upp till fem år. Därefter ska arbetsgivaren i första hand lägga ut semesterdagarna som ledighet. Går inte det betalas dagarna ut i pengar.
Semesterskuld
Vad är semesterskuld?
En semesterskuld är den totala upplupna skuld som arbetsgivaren har gentemot sina anställda som tjänat in rätten till betald semester. En arbetsgivare gör löpande semesteravsättningar för att få en uppfattning om den aktuella semesterskulden. Detta görs för att trygga semesterlönen och för att kostnadsföra de anställdas intjänade semesterskuld.
Minskning och ökning
Semesterskulden både ökar och minskar under året
ökning sker varje månad den anställde arbetar utan att ta ut semester
ökning sker också under semesterlönegrundande frånvaro. Sjukdom, arbetsskada, föräldraledighet, graviditetspenning, vård av barn och vissa utbildningar är till en viss tid semesterlönegrundande frånvaro
skulden minskar istället när semesterlön tas ut, och när semesterersättning betalas ut till en anställd som slutar
Kontrollera semesterskuldslistan
Genom att granska semesterskuldslistan löpande varje månad kan eventuella felaktigheter rättas direkt. Dessutom underlättar det arbetet inför det kommande semesterårsskiftet.
Beroende på om värdet på semesterdagarna beräknas enligt semesterlagens sammalöneregeln eller enligt semesterlagens procentregel finns det olika uppgifter som bör kontrolleras i semesterskuldslistan.
Vid sammalöneregeln kan följande uppgifter kontrolleras:
Beräknas värdet på semesterdagarna på aktuell månadslön?
Förekommer semesterlönegrundande frånvaro?
Förekommer ej semesterlönegrundande frånvaro?
Beräknas eventuell rörlig lön på korrekta händelser?
Vid procentregeln kan följande uppgifter kontrolleras:
Beräknas semestervärdet på korrekta händelser?
Genererar semesterlönegrundande frånvaro en uppräkning till den semesterlönegrundande inkomsten?
Frånvaro och semesterintjäning
När man är frånvarande från arbetet så avgör orsaken till frånvaron om den ska vara semestergrundande eller ej och på vilket sätt. Här nedan listar vi de vanligaste frånvaroorsakerna och om de är semestergrundande eller ej.
Sjukdom:
Enligt semesterlagen är sjukfrånvaro semestergrundande i 180 kalenderdagar under ett helt intjänandeår.
Detta innebär att om man insjuknar under ett pågående semesterår så blir de första 180 dagarna (eller det antal dagar som kvarstår av semesteråret) semestergrundande + de första 180 dagarna av nästkommande semesterår.
Rätten till semestergrundande sjukfrånvaro upphör efter oavbruten frånvaro under ett helt intjänandeår.
Till exempel, om semesteråret börjar den 1:a april och den anställda insjuknar den 2:a april blir alltså de första 180 dagarna semestergrundande + de första 180 dagarna på nästkommande semesterår.
Om den anställda istället insjuknar den 1:a april innan arbetspassets start så blir de första 180 dagarna semestergrundande och därefter upphör intjänandet av semestergrundande sjukfrånvaro eftersom kravet på ett helt intjänandeår är uppfyllt.
Om man är deltidssjukskriven så räknas varje dag som en dag av de 180 dagarna. Fram tills att sjukskrivningen övergår till ej semestergrundande så tjänar man in semester för hela sin ordinarie sysselsättningsgrad. När sjukfrånvaron övergår till att vara ej semestergrundande så är den tid man arbetar semestergrundande, och den tid man är sjukskriven ej semestergrundande.
När det gäller semester så är det viktigt att skilja på intjänade dagar och intjänade pengar. Man kan exempelvis tjäna in fullt antal semesterdagar, men varje semesterdag kan få ett lägre värde om man t.ex. har varit ej semestergrundande frånvarande del av dag under året.
För att en ny semestergrundande sjukdomsperiod ska kunna påbörjas då man varit långtidssjukskriven, så måste man vara tillbaka i arbete i minst 14 dagar i följd, motsvarande den egna ordinarie sysselsättningsgraden.
Extrapersonal inför sommaren
Dags att anställa extrapersonal inför sommaren?
Många företag behöver ofta extra förstärkning under sommaren eftersom flertalet av de ordinarie anställda har sin semesterperiod då. Kanske ökar också verksamheten normalt sett under sommaren på grund säsongen.
Då är det vanligt att man tar in extrapersonal för att möta dessa ökade behov.
Vad ska man tänka på?
Det finns många saker som kan vara bra att gå igenom på företaget innan man söker extrapersonal.
Dels behöver man bestämma sig för hur stort behovet är och om det är någon speciell kompetens som extrapersonalen behöver. Men man behöver också stämma av ifall det finns ordinarie personal på plats utöver extrapersonalen.
Det finns också olika lagar och regler som gäller om du avser att anställa ung personal, till exempel arbetstidslagen. Se till så att du som arbetsgivare har koll på vad som gäller just er.
Det är inte heller tillåtet att låta extrapersonal provjobba gratis, all tid som personal arbetar måste ersättas med lön, även vid provjobb och bredvidgång.
Ansökningar/annons
Hur ska man få tag i extrapersonalen? Kanske är det någon av den ordinarie personalen som har kontakter med personer som är lämpade för extrajobbet hos er? Man kan annars sätta ut en annons, till exempel hos Arbetsförmedlingen alternativt på någon social media, eller kanske rent av i den lokala tidningen? Oavsett hur man söker efter sin extrapersonal så är det viktigt att tydligt ange vad för sorts jobb det gäller, vad man söker för sorts personal och vilken tidpunkt arbetet avser.
Det är också viktigt att ta sig tid att svara på alla ansökningar som inkommer, även de som inte är aktuella.
Många som söker extrajobb under sommaren söker fler jobb samtidigt, så se till så att ni inte drar ut på processen i onödan och riskerar att bli utan extrapersonal.
Det var nästan allt vi hade för semester. Vill du även veta hur du ska räkna? Kika på vår beräkningsguide.
